Tillegg 2 Orientering om kurs i medarbeidersamtaler

For at medarbeiderne skal kunne vurdere om de vil bruke medarbeider- samtaler eller ikke, er det nødvendig at de får en orientering om hva medarbeidersamtaler er. Det er også nødvendig å orientere de ansatte om dette, når ledelsen har vedtatt å innføre medarbeidersamtaler.

I dette tillegget viser vi et eksempel på en orientering om medarbeidersamtaler. Denne er brukt i innkallingen til et kurs om medarbeidersamtaler. Denne eller deler av denne kan også dekke dine behov. Du kan fritt bruke hele eller deler av denne til å lage din egen orientering om medarbeidersamtaler.

Medarbeidersamtaler er ikke noe mystisk eller eksotisk, men ganske enkelt en samtale mellom to som arbeider sammen. Vanligvis en medarbeider og hans/hennes leder. Vi snakker sammen i en medarbeidersamtale på samme måte som ellers.

Det spesielle er at enkelte av temaene i samtalen er bestemt av andre enn de to som snakker sammen. Det betyr at en del av samtalen vil dreie seg om temaer som er felles i alle medarbeidersamtalene. Resten av innholdet vil bli bestemt av de to som snakker sammen.

Det andre spesielle med en medarbeidersamtale er at vi tar oss bedre tid enn til vanlig (vanligvis fra en til tre timer) for å kunne snakke grundigere om ting vi også ellers kan snakke om. I tillegg kan vi også ta opp temaer vi ikke snakker om i det daglige.

Medarbeidersamtalene skal være til nytte både for den enkelte medarbeider og vår organisasjon som helhet. En medarbeidersamtale kan ha følgende hensikter:

1. En viktig hensikt er at medarbeidersamtalen skal være til nytte og hjelp for medarbeideren. I praksis betyr dette også at medarbeideren skal oppleve den som dette.

2. Klargjøre den enkeltes faglige situasjon og framtidige faglige behov, spesielt i forbindelse med den enkeltes ønsker og behov i forhold til nåværende og framtidige arbeidsoppgaver. Bruke denne avklaringen til å legge opp planer for og å gjennomføre faglig utvikling for den enkelte medarbeider og for organisasjonen som helhet.

3. Bidra til å beholde og utvikle gode samarbeidsforhold mellom ledere og medarbeidere og ellers i organisasjonen. Klargjøre interne forhold i organisasjonen, blant annet arbeidsforhold, samarbeidsforhold lokalt og totalt sett osv. Kort sagt, bidra til forståelsen av organisasjonen, til organisasjonsutvikling og alt annet som har med organisasjonen å gjøre. Spesielt viktig er det å se mulighetene for en positiv utvikling videre.

4. Bringe informasjon fra medarbeiderne til ledelsen på alle nivåer. Informasjon i denne sammenheng er ikke bare faktiske opplysninger, men også tanker, meninger, forslag og idéer.

5. Bringe informasjon fra ledelsen til medarbeiderne. Jfr. punkt 4.

6. Andre ting. Medarbeidersamtalen bør inneholde et eget punkt der medarbeideren kan ta opp andre ting som ikke er berørt av de øvrige hensikter.

 

For å få best mulig utbytte av medarbeidersamtalene, må vi tilpasse dem til forholdene. Forholdene og behovene er vanligvis ikke de samme overalt i organisasjonen og sist, men ikke minst, det er forskjellige mennesker som deltar i samtalene.

I kurset vil vi legge spesielt vekt på å tilpasse medarbeidersamtalene på en god måte, både til vår organisasjon og de to samtalepartnerne. En del av tilpasningen vil skje via kurset, mens andre tilpasninger må gjøres etter som forholdene endrer seg og du får mere erfaring med å bruke medarbeidersamtaler.

I forelesninger gjennomgår vi hva medarbeidersamtaler er, hva de kan brukes til og hvorfor og hvordan vi gjennomfører dem. Vi vil gjennomgå forskjellige former for medarbeidersamtaler med spesiell vekt på de som kan være aktuelle hos oss. Vi vil gå gjennom de tre trinnene: Forberedelse - gjennomføring av samtalen - oppfølging. I tillegg vil det bli gitt en del råd og tips basert på andres erfaringer med slike samtaler.

Medarbeidersamtaler er en praktisk ting og en viktig del av kurset vil være å øve på medarbeidersamtaler. Selv om disse øvingssamtalene vil være sterkt forkortet i forhold til vanlige medarbeidersamtaler, vil de gi praktiske erfaringer med de viktigste sidene av medarbeidersamtaler.

De viktigste kunnskapene og ferdighetene som er nødvendig for å gjennomføre gode medarbeidersamtaler, fås ikke på kurs. Dette er kunnskaper og erfaringer vi skaffer oss gjennom livet, blant annet det å omgås og snakke med andre mennesker, kunnskaper og erfaringer fra arbeidet m.m. Disse kunnskapene må så integreres med de spesielle kunnskapene om medarbeidersamtaler som kan tilføres via kurset. I tillegg vil du også gjøre dine egne erfaringer i øvingssamtalene. I kurset legger vi stor vekt på å aktivt bruke deltakernes egne kunnskaper og erfaringer, både for at de skal lære av seg selv og hverandre og for å finne fram til gode former for medarbeidersamtaler og måter å gjennomføre disse på.

En viktig del av kurset er spørsmål, meningsutvekslinger og diskusjoner i mindre grupper og i plenum.

Kurset bruker følgende undervisningsmetoder:

- Forelesninger som gir den nødvendige teorien og en del praktiske råd og tips.

- Individuelle arbeidsoppgaver, blant annet forberedelse til en medarbeidersamtale.

- Praktisk øving i form av forkortede medarbeidersamtaler.

- Gruppesamtaler og diskusjoner utfra det som gjennomgås i fore-

lesningene, erfaringene fra det individuelle arbeidet og øvingssamtalene m.m.

- Spørsmål, meningsutvekslinger og diskusjoner i plenum.

 

Vi mener, naturlig nok, at medarbeidersamtaler kan være et meget nyttig hjelpemiddel både for deg og for organisasjonen som helhet. Vi tror at denne samtaleformen er et av de mest effektive hjelpemidler en organisasjon har til aktivt å bruke medarbeidernes ressurser.

Medarbeidersamtaler er først og fremst et tilbud og et hjelpemiddel for de to som snakker sammen. Men det kan være noe langt mere. Via medarbeidersamtaler kan også vår organisasjon aktivt bruke våre medarbeidere i langt større grad som sine øyne, ører og framfor alt, hjerne.

Vi ser fram til å møte deg i det vi tror blir et både hyggelig og givende kurs.

Vel møtt!